Khi mình còn làm kế toán ở một nông trường (không tiện nói tên nhé), nó ở Bến Tre. Mình đã trải nghiệm được một file excel nặng cả chục cả trăm MB, mở nó lên phải mất 5 giây hoặc lâu hơn nữa. File đó của mấy cha nội kỹ thuật dùng làm báo cáo hằng ngày, mà chắc nó được tích lũy qua 3 – 4 năm trời nên giờ nặng khiếp. Bạn có đang gặp tình trạng như mình? Và trăn trở làm cách nào hạ dung lượng nó xuống đây? Bạn đọc hãy theo dõi blog Tiên Ma Ký và bài viết Cách giảm dung lượng file Excel để đồng hành với mình khám phá nhé!
Một file excel đã bị béo phì rồi, mà nó ngày càng tăng cân lên, cho dù dữ liệu ở dạng text (chữ) thì năm dài tháng rộng đến một lúc nào đó coi chừng bạn không lưu được nữa à. Cũng giống như con người chúng ta thôi, ăn uống mà không biết chừng mực và điều độ, vận động thể dục thì sớm muộn cũng ú ù u hà. Còn Excel thì việc tăng cân này thường do thao tác Copy và Paste của người dùng.
Mục Lục
1. Cách giảm dung lượng file Excel bằng loại bỏ Object
1.1 Object trong Excel là gì?
Object là các hình Shape, biểu tượng, biểu đồ mà bạn chèn trong file excel, hoặc bạn cũng có thể insert một file hình ảnh khác lên excel, đó cũng là một object. Mặc dù cũng là hình ảnh y như vậy được hiện thị trên excel. Ngoài ra việc copy nội dung từ một trang web (không cần biết là text hay số) rồi dán vào excel cũng là object.
Những hình shape và biểu đồ không cần thiết được show trên excel tổ chỉ làm nặng thêm thôi.
1.2 Xóa object trong Excel như thế nào?
Để xóa các object trong 1 sheet bạn làm như sau, tương tự với các sheet khác nhé.
Step 01:
Trên file excel đang mở, bạn chọn vào 1 Object (có thể là hình Shape, biểu đồ,…) rồi sau đó nhấn phím F5 để hiện lên hộp thoại Go to… Hoặc bạn có thể truy cập vào tab Home chọn Find & Select trên giao diện chính.
Step 02:
Nhấn vào nút Specials, sau đó tick vào dấu chấm tròn Objects. Rồi thì nhấn nút OK.
Step 03:
Cuối cùng các bạn nhấn phím Delete để xóa tất cả.
Nhưng đối với những biểu đồ cần phải giữ lại, thì bạn có thể nhấn giữ phím Shift rồi click chuột vào biểu đồ đó để bỏ chọn nhé.
2. Cách giảm dung lượng file Excel bằng xóa Data Link
2.1 Data Link là gì?
Khi bạn làm việc với bảng tính excel, bạn phải đụng tới công thức. Thì việc bạn lấy dữ liệu từ một file khác để hiện thị và tính toán trên file này, sheet này. Chúng là kết nối dữ liệu trong excel, hay nói cách hàn lâm là Data Link. Sau đó, bạn copy công thức và tính toán tự động. Bạn vô tình tạo ra hàng đống data link. Khi bạn thay đổi dữ liệu ở file này, sẽ có một cảnh báo hiện lên bảo rằng bạn có muốn Update Link không? Vì dữ liệu của bạn có liên quan từ file này sang file khác.
Khi không cần thiết thì không nên Link dữ liệu nhé các bạn. Kiểm soát không tốt là thay đổi ở một chỗ dẫn đến hàng loạt chỗ khác thay đổi theo. Sẽ ra sao nếu đó là một điều sai?
2.2 Cách xóa các Data Link trong excel
Để xóa các liên kết dữ liệu này, bạn làm như sau:
Bạn nhấn chuột vào tab Data chọn Edit Links.
Một hộp thoại hiện lên, nó sẽ show ra cho bạn tất cả những liên kết tới file đang hiện hành. Bạn kiểm tra lại liên kết nào cần thiết thì để, không cần thiết thì xóa chúng đi. Bằng cách nhấn vào nút Break Link.
3. Cách giảm dung lượng file excel bằng xóa Named Range
Việc sao chép dữ liệu sẽ đi kèm rất nhiều Named Range áp dụng trên file excel đang hiện hành. Bạn có thể làm như sao để tẩy sạch chúng đi.
Bạn vào Filter chọn Names with Errors để lọc ra những Names bị lỗi. Bạn chọn vào name đầu tiên, sau đó nhấn giữ phím Shift rồi kéo chuột đến name cuối cùng rồi chọn nó. Cuối cùng là nhấn nút Delete để xóa tất cả nhé.
4. Cách giảm dung lượng file Excel bằng xóa Styles
Thằng này là kiểu định dạng ăn theo khi bạn sao chép dữ liệu. Vậy thì cách xóa chúng như thế nào?
Cách thông thường là bạn phải click chọn vào từng style rồi nhấn phải chuột và chọn Delete để xóa nó. Hoặc vào tab Home chọn Cell Styles cũng ra.
Nhưng sẽ ra sao nếu file excel của bạn có rất nhiều style? Lúc này bạn phải dùng tới Add-in Remove Style được cung cấp bởi microsoft rồi. Bạn có thể tải add-in này từ 2 đường link sau:
Đường link chính thức: https://archive.codeplex.com/?p=removestyles
Đường link dự phòng: http://www.mediafire.com/file/hr8twd6hxr61mof/RemoveStyles.zip/file
Sau khi tải về các bạn tiến hành cài đặt add-in này nhé, nhưng nhớ phải tắt Excel trước khi cài nhé. Sau khi xong, bạn mở Excel lên truy cập vào tab Home sẽ thấy mục Remove Styles kế bên Cell Styles. Việc còn lại của bạn là chọn style nào muốn xóa thôi!
5. Cách giảm dung lượng file Excel bằng Binary Workbook
Sau khi đã thực hiện việc tối giản hóa cho dữ liệu trong excel ở những bước trên rồi. Bạn tiến hành lưu nó lại bằng cách chọn File rồi Save As nó lại với định dạng là Microsoft Excel Binary Workbook (.xlsb). Như vậy file của các bạn sẽ được tối ưu và giảm dung lượng hơn.
Tạm kết
OK. Vừa qua mình chia sẻ đến các bạn những điều cần biết để tối ưu cho file excel qua bài viết cách giảm dung lượng file excel. Mình mong giúp được cho bạn trong việc sử dụng excel một cách tốt hơn.
Tới đây mình xin kết thúc bài chia sẻ này. Cảm ơn các bạn đã theo dõi. Chúc các bạn luôn thành công trong cuộc sống. Bye.