Khi bạn làm việc trong một công ty, một file excel có thể nhiều người cùng thao tác trên đó. Và vì đặc thù công việc riêng của từng người mà bạn không muốn ai có thể rớ vào dữ liệu của bạn. Vậy thì bạn chỉ có cách khóa file excel đặt mật khẩu cho file excel của mình là OK. Bằng cách khóa file lại, không ai có thể sửa hay xóa dữ liệu trên từng sheet, từng workbook cả. Dữ liệu của bạn được an toàn và người khác muốn truy cập vào đó, họ phải thông qua sự đồng ý của bạn. Bạn sẽ dễ quản lý hơn là cứ để “mở cửa” tùy ý cho ai ra vào cũng được.
Cách thức thực hiện cũng đơn giản trong vài bước, không quá phức tạp cầu kỳ đâu. Nên người dùng tin học văn phòng dễ tiếp cận. Với bài viết này, Tiên Ma Ký chủ trương hướng dẫn bạn từng bước từng bước một, bạn dễ dàng nắm bắt hơn và thực hiện được mục đích của mình. Thôi hãy cùng mình khám phá cách làm nào.
1. Tổng quan về những cách khóa file excel đặt mật khẩu cho file excel
Để khóa một file excel, có nhiều cấp độ để bạn lựa chọn thực hiện. Từ đơn giản nhất cho tới phức tạp và bá đạo nhất.
Thứ nhất – Protect an Excel File
Bảo vệ khi mở một file excel gồm: ngăn không cho người dùng khác có thể mở được file excel của bạn, hoặc mở chỉ để xem – không được phép chỉnh sửa bất kỳ cái gì hoặc mở xem và được quyền edit dữ liệu trong file.
Thứ hai – Protect Workbook
Bảo vệ cấu trúc workbook của bạn, gồm nhiều sheet được tạo ra trong một file và chúng có liên hệ với nhau gọi là workbook. Cấp độ này ngăn không cho người dùng khác có thể tự ý chỉnh sửa, thêm hay xóa trên sheet. Vì đã có cấu trúc nên một chỗ thay đổi dẫn tới chỗ khác cũng đổi theo.
Thứ ba – Protect Sheet
Đây là tính năng không cho phép edit, dèn thêm hay xóa dữ liệu trong 1 ô hoặc là nhiều ô trong 1 sheet. Kèm theo có thể khóa luôn một vài tính năng trên cái sheet bạn muốn khóa. Người khác không thể dùng tính năng đó trên sheet bạn khóa.
Thứ tư – Thiết lập khóa file excel thông qua macro VBA
Chúng ta sẽ đi khám phá từng cái một, và những cách bảo mật file excel này chỉ ở mức tương đối thôi nhé các bạn (cơ bản hoặc trên trung bình chút thôi). Không an toàn tuyệt đối nhén, ngân hàng thế giới còn bị hack huống chi là cái file excel của chúng ta. Nếu hacker nó muốn hack.
2. Cách khóa file excel bằng Protect an Excel File
Từ bộ Office 2007 trở về sau, việc khóa file excel và đặt mật khẩu cho file excel được thực hiện khi Save file các bạn nhé.
Step 01:
Bạn làm như sao, nhấn phím F12 hoặc chọn File >> Save As để mở hộp thoại lưu file lên. Bạn chú ý đến nút Tools có dấu mũi tên chỉ xuống.
Step 02:
Bấm vào Tools chọn General Options…
Sẽ có một hộp thoại khác được hiện lên như hình sau:
Bạn chỉ cần chú ý đến 3 mục sau:
Password to open: mật khẩu để mở file excel lên. Không có mật khẩu này là mở file không được các bạn nhé.
Password to modify: mật khẩu để được chỉnh sửa dữ liệu trên file excel này, gồm edit; thêm; xóa dữ liệu. Bạn đặt mật khẩu này ngụ ý là chỉ xem thôi đối với người khác.
Ô vuông để đánh đấu check Read-only recommended: là một lời cảnh báo tới người dùng khác cái file này chỉ nên đọc thôi nha.
Bạn đánh mật khẩu vô và nhấn nút OK là xong việc.
3. Cách khóa file excel bằng Protect Workbook
File excel của bạn đã chứa nhiều dữ liệu rồi và được lưu trong nhiều sheet thì bạn làm cách này để bảo vệ cấu trúc của file. Khóa file lại và đặt mật khẩu cho file excel bạn nhé!
Trong tab Review bạn nhìn thấy mục Protect Workbook. Nhấp chuột vào tính năng này để thiết lập không cho sửa, xóa, thêm sheet gây ảnh hưởng tới cấu trúc.
Hiện lên một hộp thoại để bạn nhập mật khẩu vào. Khi nhập xong bạn nhấn nút OK là xong.
Sau khi xong, bạn nhấn chuột phải vào tab sheet sẽ thấy một vài tính năng bị sẫm màu. Có nghĩa là những tính năng này đã bị khóa.
Đây là cách làm để cung cấp cho người khác những sheet bạn cho sẵn họ mới có thể thao tác được. Ngoài ra họ không rớ được gì thêm cả.
4. Cách khóa file excel bằng Protect Sheet
Chức năng này cũng nằm trong tab Review bạn nhé.
Bạn truy cập vào nó sẽ thấy một hộp thoại hiện lên – như hình bên dưới:
Ở đây sẽ có một bầy tính năng cho bạn lựa chọn. Trong khung nhập mật khẩu, bạn nhập vào để khóa sheet đang hiện hành bạn muốn khóa lại không cho người khác mở lên. Họ muốn mở được phải có mật khẩu từ bạn cung cấp.
Hai ô vuông nhỏ có đánh sẵn dấu check – nghĩa là bạn sẽ khóa những ô nào trên sheet và những ô nào bạn không khóa. Để khóa một vài ô thì bạn click chuột vào từng ô cụ thể, còn bạn muốn khóa nhiều ô thì tô khối vùng chứa những ô đó
Lưu ý: mặc định trong Excel những cell trong sheet điều ở chế độ lock, để mở khóa cho 1 vài cell bạn quét khối những cell đó rồi phải chuột chọn Format cells >> click vào tab Protection. Và bỏ check clocked nhé.
Mình chỉ nói vài tính năng căng bản thôi nhé, các tính năng khác các bạn tự tìm hiểu. Mà hiểu được tiếng Anh ở những mục đó viết gì là bạn biết được rồi. Cũng dễ mà.
Tạm kết
Vừa qua là mình chia sẻ với các bạn cách khóa file excel đặt mật khẩu cho file excel rồi. Từ đây bạn biết cách làm thế nào để bảo vệ file excel của mình an toàn hơn. Bớt lo hơn về vụ người khác trong công ty chơi mình một vố.
Riêng tính năng khóa và đặt mật khẩu file excel bằng macro VBA thì mình không đề cập đến nhé, mình thấy tính năng này tương đối khó. Bạn phải biết thêm một chút về mã lập trình mới làm được. Và cũng không cần thiết với dữ liệu văn phòng đâu. Chừng nào ở cấp độ chính phủ và bảo mật gê gớm lắm mới dùng, mà có dùng chắc đây không phải là giải pháp họ chọn.
Rồi tới đây mình xin kết thúc. Cảm ơn bạn đã theo dõi. Chúc bạn luôn thành công trong cuộc sống. Xin chào và hẹn gặp lại.